上班前河海大學(xué)心理學(xué)考研的15分鐘，決定了你一天的工作效率

彭小陸|壹心理專欄作者

如何開啟壹天高效率的工作？

每天從頭忙到下班，好像什么都沒干？

忙死了，但是壹點(diǎn)成就感都沒有？

其實(shí)這些問題都很容易解決，你只要學(xué)會(huì)利用開始工作前的15分鐘就行了。

15分鐘能做什么？

大概的流程見下圖，如果沒有時(shí)間，直接看粗體字就行：

1.設(shè)置好工作區(qū)

開始壹天工作前的第壹步，就是講環(huán)境干擾因素控制到最低。所以我們需要對(duì)自己工位的可視范圍內(nèi)的東西進(jìn)行整理。

（1）清理電腦桌面

還在為滿屏幕的文件不知道怎么分類放置煩惱么？

使用fences這個(gè)軟件可以在桌面創(chuàng)建分區(qū)，特別適合桌面文件很多的人。

小陸的電腦桌面只簡單的劃分了叁個(gè)區(qū)域：

-重要不緊急區(qū)域

放重要項(xiàng)目和任務(wù)相關(guān)的文件

-日常工作區(qū)域

日常辦公進(jìn)行需要訪問的文件夾快捷方式，將工作內(nèi)容每日備份

-臨時(shí)區(qū)

放臨時(shí)產(chǎn)生的文件，便于每日清理

使用fences創(chuàng)建桌面分區(qū)

使用360軟件管家整理快捷方式

（2）清理辦公桌面

小陸工作的頭幾年，桌面是這樣的：

現(xiàn)在的工作區(qū)是這樣的：

你會(huì)發(fā)現(xiàn)，原來的桌面的各種小物件全部不見了。

a4紙是貳次利用的，這樣可以隨時(shí)寫下壹些想法和代辦事項(xiàng)。

（3）水杯倒?jié)M

清潔水杯，泡上壹杯咖啡或者茶，這樣在開始進(jìn)入工作狀態(tài)的時(shí)候，就不會(huì)因?yàn)榭诳识袛喙ぷ?，起身再去做這些事情了。

（4）手機(jī)靜音

將手機(jī)調(diào)成靜音，這樣在開放式的辦公區(qū)域，就不會(huì)打擾到其他同事。

不給別人制造麻煩，就是修養(yǎng)，不是么？

（5）查看郵件（不回復(fù)）

查看郵件，知道有哪些需要回復(fù)，哪些需要處理，哪些只是知悉就夠了。

所以為什么要提倡大家寫壹個(gè)高效的郵件標(biāo)題，因?yàn)橛袝r(shí)候你只需要看標(biāo)題，就知道事情的內(nèi)容和輕重緩急了。

2.查看待辦清單

（1）建立

gtd（getthingsdone）的第壹步，就是收集自己所有的代辦事項(xiàng)。

使用奇妙清單進(jìn)行每日清單管理

（2）實(shí)時(shí)更新

當(dāng)有新的事務(wù)產(chǎn)生的時(shí)候，你可以通過pc端或者pc段的任務(wù)清單軟件實(shí)時(shí)添加。

它的壹個(gè)處理流程你就要熟練于心：

（3）上班前查看

上班前的15分鐘，小陸會(huì)選擇查看計(jì)劃內(nèi)的今日代辦事項(xiàng)。

然后再將待辦清單全部瀏覽壹遍，挑選壹些任務(wù)設(shè)定為今日完成。

（4）設(shè)定最后期限和任務(wù)的7天響應(yīng)周期

代辦事項(xiàng)中特別需要注意的是，快要到最后期限的任務(wù)。

另外，如果別人拜托你壹件事情，但是沒有告訴你截止時(shí)間，你可以設(shè)置7天后為截止時(shí)間，這樣做的原因是，壹是對(duì)方可能不知道這件事情你能做多久，貳是，你自己也不太清楚這個(gè)事項(xiàng)的具體內(nèi)容。所以設(shè)定7天為期限，7天內(nèi)給對(duì)方答復(fù)，如果確定了內(nèi)容，可以重新創(chuàng)建任務(wù)。

3.確定當(dāng)天最重要的叁件事

每日清單確定之后，是不是就可以開始干活了呢？

根據(jù)80/20法則，往往最重要的20%的工作決定了你80%的工作成效。

所以我們要學(xué)會(huì)認(rèn)清楚哪些是對(duì)我這個(gè)崗位最重要的20%。

《吃掉那只青蛙》這本書中說，如果每天壹開始，你能吃掉壹只青蛙，這壹天里面就沒有什么能難倒你的事情了。

“青蛙”就是最重要的事情。每天挑選最重要的叁件事情，然后專注去完成他們。即使你只做完第壹個(gè)，后面沒有完成，也是很有成就感的壹件事情，因?yàn)樽钅荏w現(xiàn)你的工作績效的事情，你完成了。

標(biāo)記今天的重要事項(xiàng)

4.用番茄鐘估算時(shí)間

如果你不會(huì)估算自己的工作，你會(huì)發(fā)現(xiàn)經(jīng)常壹天下來排了很多任務(wù)，但是每次都做不完。

原本以為幾分鐘就可以搞定的，結(jié)果花了1個(gè)小時(shí)。

所以提高自己的工作效率，就是并不是說提高速度，而是讓自己越來越精確的判斷壹件事情自己要花費(fèi)的時(shí)間。

做自己職業(yè)的精算師。通過番茄估算，如果你發(fā)現(xiàn)工作8小時(shí)里面，你的番茄鐘數(shù)量超過10個(gè)，說明工作量可能偏大了。需要加班或者將壹些不重要的任務(wù)從今日代辦中移除出去。

所以，使用番茄鐘來進(jìn)行估算時(shí)間，番茄鐘的好處是，25分鐘為壹個(gè)單位。執(zhí)行起來也很方便，你只需要使用番茄鐘app來進(jìn)行記錄就行了。

而且番茄鐘的核心功能是，保持專注，讓你保護(hù)自己的整塊時(shí)間，減少碎片時(shí)間的出現(xiàn)。

5.完成自己的需求再幫助別人

好啦，15分鐘時(shí)間你會(huì)發(fā)現(xiàn)你做了上面這么多事情。

最重要的是，這個(gè)15分鐘的整理讓你對(duì)今天的工作有了大概的認(rèn)識(shí)，你是會(huì)忙成狗還是閑的蛋疼，基本上在這15分鐘里面就已經(jīng)確定了。

但是你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)就算開啟番茄鐘，被打斷總是難免的。那怎么辦呢？

小陸個(gè)人的建議是，除非是你的領(lǐng)導(dǎo)來打斷你，其他同事的打斷，你都可以使用下面這個(gè)句型來回應(yīng)：

“我等下找你吧，我正在······”

完成自己的需求再去幫助別人，因?yàn)槟愕男鼠w現(xiàn)在你的產(chǎn)出上，而不是別人給你發(fā)的好人卡。

當(dāng)然，我的老板很開明，他壹般找我都會(huì)先說“6，忙完手上的活，過來壹下”，你看，壹句話就能看出是高段位的職場人士。

最后，這15分鐘是在如果在上班前完成，意味著你每天都比身邊的同事早壹步進(jìn)入工作狀態(tài)。

所以，要不要試試比平時(shí)提早15分鐘到公司呢？